The Big Red Machine, som ni ser i artikelbilden, antagligen den mest samspelta hockeyfemman hittills i världshistorien och för denna artikel en metafor för perfekt synkroniserade processer. Det är också detta som industri 4.0 handlar om. Samspelet och en samlad kraft bakom många produkter och tjänster.
I vår första artikel i serien om innovativa maskintillverkares vardag på sin eftermarknad gick vi igenom några av de utmaningar och risker för onödiga kostnader som kan stå i vägen för en lönsam eftermarknad. Att själva maskinen bör vara navet för hur man bygger sin informationsstruktur och sina processer. Det kan också krävas många olika system och tilläggsmoduler för att skapa effektiva rutiner. Här tänker vi främst på god spårbarhet i alla led av en maskinens produktlivscykel. Vi beskrev även några av de mest vanliga systemen och funktionerna som behövs i en bra helhetslösning. Och här beskriver vi hur systemstödet kring eftermarknaden ser ut. Allt i andan av industri 4.0.
Industri 4.0, eftermarknaden och dess samspel
En av våra kunder använder sedan länge de flesta av dessa verktyg i sin verksamhet. De har lagt stora resurser på att anpassa systemen och inte minst sina egna processer. Trots det blir det dubbelarbete, informationsförluster och fel i olika delar av leveransen till kunden. Hur olika mjukvaror är integrerade har minskat manuell inmatning av viss data. Dock har den kunden fortfarande inte den bra överblick de hade hoppats på. Industri 4.0 fungerar inte som de hade önskat.
För att företagets olika avdelningar ska kunna arbeta bättre tillsammans när det gäller samordning implementerades också ett gemensamt ärendehanteringssystem. Fördelen med det är att det går snabbt att klarmarkera en uppgift via mobiltelefon. Nackdelen är att planeringsarbetet och dokumentering av avvikelser upplevs som krångligt. De har alltså fått en bättre översikt av projekten men inte förbättrad insyn eller samarbete mellan avdelningarna.
Varför blir det inte en perfekt helhet när de köpt ett antal riktigt bra och ibland ganska dyra verksamhetssystem? En grov jämförelse kan göras med när musikindustrin försöker skapa supergrupper genom att sammanföra ett antal fantastiska musiker. För många egon gör det sällan bra och samspelt. Alla vill vara stjärnan i bandet och alla vill spela sina egen musik. Låt oss förklara detta lite mer utförligt och med ett exempel från en maskintillverkares vardag.
Processen när maskintillverkarens kund ville ha ett nytt transportband
I detta exempel har vi att göra med en kund som säljer och servar stora maskiner som bearbetar och behandlar trä. De har ett antal standardprodukter och de skapar även helt unika kundlösningar i projektform. Nu vill en av deras viktigaste kunder ett transportband som själv styr olika virkesdelar till olika maskiner genom någon form av märkning. Löpande anpassningar av maskiner och anläggningar är en viktig del av deras eftermarknad. Lösningen för hanteringen av ID-märkningen blev så bra att den blev en ny standardprodukt och designen av själva bandet skapades helt enligt kundens specifikationer och mått.
Från förstudien till installation och att det tas i drift är det många människor och system inblandade. Utöver att de tekniska lösningarna ska utvecklas och dokumenteras, har alla större projekt en detaljerad uppföljning av kostnader för till exempel inköp av delar och nedlagd tid. Bilden nedan visar en något förenklad bild över den industri 4.0 flora av system kunden använder i hanteringen av sina liknande projekt. 
Att minska antalet olika arkivplatser för dokument och andra filer är en viktig del i maskintillverkarens kvalitetsarbete. Det problemet ser de själva mest som en tidsfråga. Däremot måste de hålla ett flertal gamla licenser för design- och programmeringsverktyg vid liv för att kunna uppdatera olika generationer av automationslösningar.
Samspel mellan systemen i praktiken
Några av systemen är nya och molnbaserade. Andra är äldre och lokalt installerade. En del av systemen kan personalen sköta och anpassa själv. För andra är de beroende av tillgången på extern kompetens. Det finns integrationer mellan de centrala verksamhetssystemen och framför allt mellan ERP- och CRM-lösningarna. CRM-systemet är också en hybrid av en äldre lokal installation som delvis moderniserats till en webblösning. Ärendehanteringen och PIM-lösningen infördes 2018 och är moderna och helt renodlade SaaS-tjänster. 
Förutom olika årgångar, tekniska plattformar, gränssnitt och möjligheter till fjärråtkomst, kräver alla centrala verksamhetssystem en licensavgift per namngiven användare. Alla roller som deltar i leveranskedjan har tillgång till ärendehanteringen. I övrigt försöker företaget hålla ned kostnader för mjukvaror och licenser där de kan.
Detta är alltså hur det ser ut när förfrågan från kunden kommer in. Maskintillverkaren har berättat hur hela leveransprocessen och samspelet mellan avdelningarna och systemen ser ut i praktiken. Det blir många steg. Några både går framåt och bakåt, i flera vändor. Och de är alldeles för många för att återges. Hur skulle ditt eget optimala flöde mellan systemen från ritbord till kalkyl, avtal, delfakturering, produktion, leverans och slutbesiktning se ut? Vilka roller skulle behöva ha tillgång till de olika systemen?
Industri 4.0 i ljuset av Covid-19
Under våren 2020 höjdes nivån på komplexiteten. När Covid-19 slog till, beslutades att personalen utanför ren produktion och montering skulle arbeta hemifrån i möjligaste mån. Många var vana att arbeta med flera olika applikationer och öppna fönster samtidigt. Dessutom ville de automatiskt ha tillgång till alla dessa system när de loggade in på datorns operativsystem. Det uppstod tillfälliga flaskhalsar och tapp i produktiviteten. Mycket löstes med inköp av bildskärmar till hemmakontoren och uppdateringar av verktygen för fjärråtkomst.
Pandemin har visat många företag att det kan gå fort att lösa tekniska problem när man blir tvungen. Att brist på tid och pengar inte alltid är det verkliga hindret för att skynda på digitaliseringen.
Men inte ens god vilja löser den svåraste nöten. Att merparten av systemen vi använder väldigt sällan är byggda för samarbete och samspelta processer.
Vilket system bestämmer egentligen över leveransprocessen?
Om vi begränsar oss till exemplets fyra centrala verksamhetssystem så vill gärna alla vara överordnad de andra systemen. De har alla bra argument till varför och pekar på sin främsta tillgång. Sina egna masterdata och de optimala arbetsflödena för hur denna masterdata ska användas bäst. 
ERP/OLFI har vanligtvis flest moduler och mest kontroll över ekonomi och transaktioner med övriga resurser. CRM sitter på detaljerna om de extremt viktiga kundrelationerna. Ärendehanteringen är mästaren av samordning som äger styrning och kontrollen på projekten. PIM kontrollerar maskinernas livscykler, historik, ritningar och allt marknadsmaterial. Vem har då mest rätt till tronen?
En så kallad integrationsmotor kan då agera som en digital diplomat och skicka budskap med data mellan de olika systemen. En riktigt smart integrationsmotor kan dessutom initiera väldigt komplexa arbetsflöden som helt styrs av olika villkor och villkorskedjor. 
Med integrationsmotorn på plats kvarstår fortfarande den verkliga paradoxen. Gemensamma data betyder inte gemensamma processer. Systemens enskilda styrkor och specifika affärslogik för sina primära uppgifter gör dem begränsade att leda hela processflöden. Inte heller har de naturliga förutsättningar till att ge bra överblick för flera olika roller. Även om alla system hade full tillgång till varandras data, så är deras flöden och verktyg anpassade för grupper av specialister med olika arbetsuppgifter och informationsbehov. Problemet är alltså inte bara var gemensamma data ska lagras och beräknas, utan vilken mötesplats för användarna som är den mest lämpade.
Att försöka designa ett universalsystem som är optimerat för ett stort antal roller inom utveckling, produktion, sälj, service och finans med mera ställer direkt två talesätt mot varandra: ’Ingenting är omöjligt’ och ’en kompromiss är en lösning där ingen blir riktigt nöjd’.
Vad händer när vi vänder blicken utåt mot övriga världen?
Det finns säkert en liten tröst i att de flesta andra organisationer ser en utmaning i att optimera sina egna processer, att digitalisera dem och få dem till en samspelt helhet. Vi själva gör det också. Det pågår ett konstant finslipande blandat med större krafttag och ambulerande punktinsatser. Så, om det nu är marigt nog att försöka synkronisera sina interna flöden, hur ska vi då skapa lösningar där alla våra kunder, leverantörer och samarbetspartner ska kunna samordna sina processer?
Det finns inte två verksamheter som arbetar exakt likadant men alla verksamheter behöver alltmer information för att kunna agera och planera alltmer komplexa processer. Helst i realtid. Helst i ett format som går att tolka utan bearbetning.
Vad händer när vi vänder blicken mot nästa artikel?
Nu har vi delat vår syn på maskintillverkare och systemstödet kring eftermarknaden där de måste ha ett antal system för att ta kontroll över sin eftermarknad, och samtidigt konstaterat att det kommer bli ganska svårt ändå. Det kanske inte verkar så uppmuntrande om vi låter som Industri 4.0: s egen version av Krösamaja från Katthult, men vi gör det i perspektivet att ingen lösning är bättre än de problem den kan minska.
I nästa artikel kommer vi inte heller ge vårt facit på de frågor vi ställt. Vi lovar dock att fokusera mer på vad en maskintillverkare bör göra för att nå ljuset i tunneln snabbare och tryggare. Stay tuned och glöm inte att du kan anmäla dig till vårt nyhetsbrev och följa oss på LinkedIn.
Missa inte fortsättningen på denna artikelserie – Prenumerera!
Artikelserien om innovativa maskintillverkares vardag på sin eftermarknad såhär långt:
- Kostnaderna du ska undvika på eftermarknaden
- Därför är systemstödet bristfälligt kring eftermarknaden (denna)
- Tjäna mer pengar på din eftermarknad med uppkopplade maskiner
- Så gynnas din eftermarknad av en datadriven servicebok
- Öka omsättningen på er eftermarknad med digitala säljare
- Så kommer ni i mål med systemstödet kring eftermarknaden
- (Prenumerera)
